Aqui estão três dicas principais para uma comunicação mais “engenhosa”: conheça seu público, saiba o que você quer dizer e diga de forma clara e significativa.
Você sabe como se comunicar melhor com seu público? Confira estas dicas.
Conheça seu público
Esta é talvez a mais importante das nossas três dicas.
Quanto melhor você entender o seu público, mais sucesso terá em alcançar os objetivos de sua comunicação.
Pode ser que você já conheça sua audiência – talvez você esteja se comunicando com seus colegas de trabalho, por exemplo.
Mas mesmo que você conheça sua audiência e, especialmente, se não conhece – por exemplo, se estiver se comunicando com clientes novos e desconhecidos em um país estrangeiro -, considere a importância dos seguintes itens ao elaborar suas mensagens:
- Quanto eles já sabem sobre o seu tópico? Eles estão bem informados? Ou eles são menos informados, de modo que você precisa fornecer material de referência antes de fazer seus pontos principais?
- O que eles pensam sobre o seu tópico? Agora que você está ciente do que eles sabem, considere o que eles sentem e pensam. Eles aprovam ou desaprovam? Quanto e porquê? Eles levam isso a sério, ou acham que é frívolo? Mais uma vez, quanto e porquê? Eles se importam com isso? Eles acham que isso irá influenciá-los pessoalmente? Em suas carreiras? Em seus negócios? Como eles acham que isso vai afetá-los? Por que eles se sentem assim?
- Quais são seus objetivos? Essas metas estão alinhadas com as suas? Ou eles são diferentes? São seus objetivos e sua oposição? Você pode criar um compromisso ou um terreno comum? Será que algo que você está comunicando ajuda-os a alcançar seus objetivos?
Saiba o que você quer dizer
Quer se trate de um discurso ou de uma comunicação escrita, não prossiga simplesmente “para fora da sua cabeça”.
Tire um tempo para pensar sobre o que você quer dizer ou escrever.
Os seguintes métodos de pesquisa informais podem ajudá-lo a resolver o que você deseja comunicar. Ao fazer esta pesquisa, certifique-se de fazer anotações que você possa consultar posteriormente, conforme necessário.
- Analise as pesquisas existentes: Entre na Internet para saber mais sobre o seu tópico. Google, mas esteja ciente de que alguns resultados do Google podem ser fraudes, piadas, reclamações não verificadas, ou sites geridos por extremistas. Experimente o Google Acadêmico ou entre em contato com um bibliotecário para obter ajuda.
- Brainstorming: abra um documento do Word ou um documento do Google ou o que mais lhe convier (uma caneta e um papel também funcionam!) E comece a escrever os pontos que deseja abordar na comunicação. Procure por relacionamentos entre esses pontos. Eliminar aqueles que não se encaixam perfeitamente. Considere o que você já sabe sobre o seu tópico e escreva isso. Coloque os asteriscos ao lado dos pontos que precisam de mais pesquisas se você for abordá-los completamente ou se for apoiá-los bem o suficiente para que seu público aceite o que você está dizendo.
- Encontre um especialista: Esta é talvez a técnica de pesquisa mais valiosa de todas. Especialistas geralmente gostam de discutir suas áreas de especialização, e muitas vezes ficam entusiasmados quando alguém de fora de sua área os procura para aprender mais. Encontrar um especialista poupará muito trabalho, porque o especialista – através de anos de estudo, pesquisa, experiência, etc. – já fez o trabalho por você. Peça ao especialista para recomendar outros recursos também, como livros, artigos e sites.
Diga claramente e com significado
Muitas mensagens se perdem na escrita confusa e complicada.
Uma boa maneira de começar é usar o método honrado de criar uma declaração de tese.
Uma declaração de tese é uma frase única que resume o que você quer dizer. A declaração de tese diz ao público ou ouvinte sobre o que a comunicação será.
Para maior clareza, você pode querer usar uma declaração de tese que organiza o material e prevê a organização da mensagem. Como um exemplo muito simples, se a sua afirmação de tese é “Meus animais favoritos são ratos, morcegos e gatos”, então o público espera que você discuta primeiro os ratos, os morcegos em segundo e os gatos em terceiro.
Limite a afirmação da tese a cinco pontos principais, no máximo, quando possível. Você vê que “Meus animais favoritos são ratos, morcegos, gatos, mosquitos, cachorros e tigres” é muito longo e pesado, e, portanto, pode confundir o público.
Para manter suas comunicações significativas, finja que o público está perguntando: “O que há para mim?” Sobre cada ponto da mensagem. Concentre-se em responder a essa pergunta durante toda a comunicação e não tenha medo de respondê-la repetidamente. Mantenha uma atitude de “você”, em oposição a uma atitude de “eu / meu”.
Ao mesmo tempo, não esconda o óbvio nem prenda o público com coisas que eles já conhecem. Além disso, evite material que seja supérfluo e fora do tópico ou relacionado apenas de forma tangencial à sua mensagem principal.
Conclusão
Não tenha medo de resumir, no final, assim: quando você entende seu público, sabe o que quer dizer e diz claramente e de forma significativa, você se comunica melhor.
Está precisando melhorar a comunicação com seu público? Não perca tempo, fale com a gente!
